Människor tar till sig information på olika sätt. Därför är det klokt sprida information via flera kanaler.
Som styrelse i en bostadsrättsförening bör man bestämma via vilka kanaler man ska kommunicera. Vi hjälper dig att överblicka styrkor och svagheter med olika kanaler:
Anslagstavla
Detta är troligen det äldsta och vanligaste sättet att kommunicera. Bör vara placerad synligt i entrén så att de boende tydligt ser informationen.
Aktuella händelser som alla bör känna till ska finnas på anslagstavlan. Se även till att uppgifter om hur man kontaktar styrelsen finns där. Telefonnummer för vem man kontaktar vid akuta situationer bör också finnas. Fördelen med anslagstavla är att alla boende passerar den och att informationen alltid är tillgänglig, även vid strömavbrott.
Lappar i brevlådan
Bekvämt för de boende eftersom de får informationen serverad. I realiteten är detta väldigt tidskrävande då utskrift och utdelning tar tid.
En del föreningar delar även ut nyhetsbrev i brevlådorna. Nyhetsbrev innebär ofta att det delas ut först när styrelsen har tillräcklig med information, så risken är stor att saker hinner bli inaktuella. Nyhetsbreven tenderar även att bli få, då de är tidskrävande att skriva och dela ut. Utdelning av kallelser till årsmöte och känslig information passar dock utmärkt att dela ut i brevlådan. Allt annat kan man använda andra kanaler för.
Hemsida
Utmärkt medie för att snabbt få ut nyheter och ge övergripande informertion om boendet. Lägg upp stadgar, blanketter, information till mäklare, vägledning för renovering etc. Uppdatera hemsidan regelbundet så att de boende har en anledning att besöka den ofta. Berätta om mindre händelser, t.ex. om ni har lagat något i huset. Sådant som är intressant, men inte kritiskt att veta. Ordna även ett formulär så att de boende enkelt kan kontakta er, felanmäla och kanske t.o.m beställa saker. Här är ett exempel på en hemsida vi gjort åt en förening
E-post
Lämpar sig bäst för direktkommunikation mellan två personer. En e-postadress till styrelsen bör finnas. Använd inte personlig e-post eftersom det blir rörigt för de boende när styrelsen byts ut. Ha gärna också en för felanmälningar, läs våra tips om felanmälningar via e-post.
Nyhetsbrev
Att skicka nyheter via e-post är ett enkelt sätt att servera information. Nackdelen är att du troligen inte kommer nå alla.
Se till att prenumerationer sköts automatiskt, så du slipper manuellt hanterar listor om vem som ska ha nyhetsbrev.
Det går även att bygga en hemsida som automatiskt skickar ut ett mail när en nyhet lagts upp. Kontakta oss om du vill veta mer.
Ett sista råd är att skicka ut nyhetsbrevet ofta och istället ha mindre information varje gång. På så sätt blir det mindre krävande för de boende att ta till sig informationen.
Telefon & SMS
Att prata är det snabbaste sättet att utbyta information. En billig mobiltelefon med ett kontantkort funkar utmärkt som styrelsetelefon. Ge de boende möjlighet att ringa när de vill och uppge att de får tala in ett meddelande på telefonsvar om ni inte kan svara. Ge även möjlighet att skicka SMS då många känner sig bekvämare med att ta kontakt på det sättet. Dock kan det vara tidskrävande att svara via SMS, uppge då att ni ringer upp alla som skickar SMS.