Rutiner sparar tid. Du slipper fundera på vad du ska göra när du har information som behöver kommuniceras ut.
Se bara till att rutinerna är förankrade i styrelsen och att du kommunicerar på ett sätt som passar mottagaren.
Så skapar du rutiner
- Ta upp rutiner för kommunikation på ett styrelsemöte. Presentera ett förslag i förväg.
- Identifiera vilka kanaler som är effektiva att kommunicera via.
- Bestäm vilken typ av information ska kommuniceras via varje kanal och när.
- Utse en kommunikationsansvarig.
- Presentera rutinerna för kommunikation till samtliga medlemmar.
Praktiska råd för att effektivisera kommunikation
- Ordna rutiner för inköp av papper, skrivartoner, frimärken, kuvert etc. Förbrukningsvaror går alltid åt.
- Dator och skrivare i styrelserummet underlättar utskrifter.
- Skaffa en tonerskrivare med skanner/kopiator funktion. Undvik bläckstråleskrivare då de är dyra i drift.
- Köp en enkel mobiltelefon med kontantkort.
- Kommunicera med medlemmarna enbart via er officiella e-post för föreningen.
- Skaffa en hemsida till förening. En dålig är bättre än ingen.
- Utbilda alla i hur skrivare, e-post och hemsida ska användas.
Skilja privat telefon och e-post från föreningsverksamheten
Det är lätt hänt att man använder sin privata telefon och e-post för föreningsarbetet eftersom det är lättillgängligt.
Nackdelen med detta är att du blandar ihop ditt privatliv med arbete. Oordningen blir ett faktum när du ska leta efter mail från medlemmar i din privata inkorg. Vidare är det stressande att alltid vara nåbar på sin privata telefon. För medlemmarna är det dessutom lättare om föreningen har ett särskilt telefonnummer och e-postadress. På så sätt kan medlemmarna kommunicera via samma telefonnummer och e-postadress, även när styrelsen byts ut. Gammal e-post blir då också tillgänglig för kommande styrelse. Läs våra tips kring e-post.