Många ordförande har försökt hitta sätt att få mer tid. Styrelsearbete bedrivs ofta på kvällar och helger. Tid som man kanske vill ägna åt annat andra saker. Samtidigt har jag erfarenhet av hundratals föreningar som effektiverat styrelsearbetet med en hemsida. Här får du veta hur.
Automatiska Nyhetsbrev
Att slippa lägga lappar i brevlådorna är en anledning till att många föreningar skaffar hemsida. Att skriva en nyhet på hemsidan tar bara några minuter.
Ett modernt system erbjuder automatiska utskick av vad som publicerat på hemsidan via e-post, så ingen missar något.
Boendeinformation
Ofta återkommer samma frågor från de boende. Därför spar du tid om informationen finns på en hemsida. Du kan alltid hänvisa boende till hemsidan och du slipper upprepa dig.
Enkel menystruktur är viktigt. Texterna bör vara korta. Jag har tagit fram färdiga texter som ni kan använda. I slutet av e-boken finns en länk om du vill få tillgång till dessa texter.
Ge mäklarna allt
Mäklare älskar att få information om föreningen via hemsidan. Att ringa till föreningen är sista utvägen för en mäklare. Dessutom är det slöseri med din tid.
Generellt vill alla mäklare ha samma information. Därför behöver du bara fylla i den här mallen. Mallen är framtagen i samarbete med två olika mäklarfirmor.
Jag har själv erfarenhet av mäklare som skickar hyllningsbrev när mäklarinformationen är ifylld enligt mallen ovan.
Självservice
Frågor uppstår dygnet runt. Ge därför de boende svaren direkt på hemsidan. Om hemsida är välskriven och innehåller rätt information så kommer de boende använda den istället för att kontakta styrelsen.
Blanketter för andrahandsuthyrning, renovering, autogiro etc. ska finnas på hemsidan. Då kan boende själv skriva ut och lämna in ansökningar.
Bokningar av gästrum, bastu eller beställningar av nycklar kan också erbjudas via hemsidan. Då får ni in informationen direkt och den boende gör bokningen själv.
Felanmälan
En trasig lampa i föreningen felanmäls på några minuter av de boende. Speciellt om hemsidan går att använda i mobiltelefonen.
Om det är enkelt att felanmälan så kommer felen rapporteras snabbare av de boende. Därmed kan saker också åtgärdas snabbare. Ni slipper därmed att boende går runt och är missnöjda i veckor.
Felanmälan görs enklast via ett formulär på hemsidan. På så sätt slipper den boende krångla med e-post. Inskickad information kommer till valfri e-postadress t.ex. vaktmästaren, styrelsen eller båda två.
Kontakt
Ärende kan kräva att boende kontaktar någon. Därför bör hemsidan vara uppdelad i flera kontaktsidor, förslagsvis Felanmälan, Månadsavgifter och Styrelsen.
Sidan för felanmälan bör ha tydliga översikt över vem man kontaktar för vad. Det kan vara uppdelat i fastighetsskötsel, jourärende, bredband/tv och skadedjurshantering. Telefonnummer, e-post och tider bör anges.
På sidan för styrelsen listas ledamöterna samt deras roll. E-postadress räcker bra som kontaktväg. Enklast är om föreningen har en egen e-postadress t.e.x , så har de boende alltid samma kontaktväg oavsett vem som sitter i styrelsen.
Styrelsens dokument
Ordning och reda effektiverar styrelsearbetet. Viktiga dokument lagras därför bäst i molnet. Då kan alla styrelseledamöter hitta viktiga dokument, kolla upp tidigare beslut och återanvända protokoll mm.
Att lagra i molnet, innebär att dokumenten ligger på en server. Självklart skyddat med lösenord och automatisk säkerhetskopiering.
Filer i datorer eller utskrivna papper kan lätt försvinna eller förstöras.
SMS
Akut information når de boende effektivast via SMS. Det är den kanal som effektivast går igenom informationsbruset. Därför bör den också användas varsamt och endast vid särskilda händelser t.ex. oplanerade driftavbrott för vatten, el eller bredband.
En avancerad hemsida kan använda inmatade mobilnummer från användarprofilerna för att skicka ut massutskick via SMS. Du skriver bara ett meddelande och det går ut till alla. Boende kan också själv ändra telefonnummer eller avsluta prenumeration på SMS.
Underhåll & Support
Hemsidor behöver kontinuerligt uppdateras med säkerhetsuppdateringar. Annars är risken stor att en hackare använder hemsidan för att skicka skräppost. Det i sin tur leder oftast till svartlistning och hemsida samt e-post blir obrukbar.
Det kan vara en god idé att upprätta ett avtal med en extern part som regelbundet installerar säkerhetsuppdateringar ett par gånger om året.
Om föreningen köper hemsidan som en tjänst så ingår säkerhetsuppdateringar. Ni får även en extern resurs som kan utbilda nya ledamöter i systemet. Fri support för drift och hur man använder hemsidan ingår också. Större aktörer som leverera Brf Hemsidor brukar även kontinuerligt släppa nya funktioner, utan att man behöver betala något extra.
Kom igång
På ett par timmar kan du ha en komplett hemsida klar till bostadsrättsföreningen.
Som tack för att du läst den här artikeln får du en Brf Hemsida gratis i 30 dagar, bara klicka på prova-knappen uppe i högra hörnet på denna sida. Som en bonus får du en valfri domän gratis till förening utan motprestation, värde 229 kr.
Jag har hjälpt hundratals föreningar via mitt företag Simply Brf och lämnar 1 års pengar tillbaka garanti.
Maila mig gärna till när du har startat upp en kostnadsfri provperiod och ange vilken domän ni önskar få registrerad gratis. Fri support ingår.